Privacyverklaring voor sollicitanten
1. Inleiding
De General
Data Protection Regulation
(“GDPR”), ook bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”)
trad in werking op 25 mei 2018. Deze Europese verordening bevordert en uniformiseert de bescherming van persoonsgegevens van
natuurlijke personen.
Naar aanleiding van jouw sollicitatie,
bezorg je AXA Bank bepaalde persoonsgegevens. Wij hechten veel belang aan jouw
privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring
vind je dan ook meer informatie over hoe AXA Bank met jouw persoonsgegevens
omgaat en welke rechten je geniet.
2.
Verwerkingsverantwoordelijke
AXA Bank Belgium nv, met maatschappelijke
zetel te Troonplein 1, 1000 Brussel, ingeschreven bij de Kruispuntbank van
Ondernemingen onder het nummer 0404 476 835 (hierna ‘AXA Bank’ genoemd) treedt
op als de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.
3.
Waarom en wanneer
verwerkt AXA Bank jouw persoonsgegevens?
AXA Bank verwerkt jouw persoonsgegevens in
het kader van het behandelen van jouw sollicitatie voor een huidige betrekking
en om je eventueel te contacteren voor toekomstige betrekkingen indien je niet
geselecteerd werd voor de functie.
AXA Bank verwerkt jouw persoonsgegevens op
basis van haar gerechtvaardigd belang. Vooraleer we je bijvoorbeeld een aanbod
kunnen doen, is het belangrijk dat we je evalueren, zodat we zeker zijn dat je
beschikt over de gevraagde professionele vaardigheden, dat je voldoet aan onze
waarden en normen en dat je past binnen onze bedrijfscultuur.
Daarnaast verwerken wij jouw
persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het sluiten van een
arbeidsovereenkomst. Als de evaluatie positief is en er beslist wordt om je aan
te werven, zullen we jouw persoonsgegevens nodig hebben om de
arbeidsovereenkomst voor te bereiden.
Ten slotte kan het ook voorkomen dat wij jouw
gegevens verwerken op basis van een wettelijke verplichting. Dit doen wij
wanneer wij jouw gegevens onderwerpen aan een sanctiescreening op basis van de
witwaswetgeving[1].
Wanneer beslist wordt om je niet aan te
werven, zullen jouw persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode bewaard
worden (zie verder: Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bijgehouden?). Deze
verwerking is ook gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van AXA Bank. Zo
kunnen wij jou in de toekomst contacteren wanneer openstaande functies
overeenkomen met jouw profiel en om onze belangen te behartigen in geval van
eventuele betwistingen.
4.
Welke persoonsgegevens
verwerkt AXA Bank?
AXA Bank verwerkt in het kader van jouw
sollicitatie onderstaande persoonsgegevens:
-
Identificatiegegevens
bv. Naam, voornaam, video-opname (in het geval van video recruitment)
-
Contactgegevens
bv. e-mailadres en telefoonnummer
-
Professionele
gegevens bv. jouw CV en motivatiebrief, vroegere werkgevers
-
Opleidings-
en vormingsgegevens bv. Competentieniveau, diploma en getuigschriften
-
Bevindingen
van assessments (bv. persoonlijkheidsvragenlijst) en interviews
-
Financiële
gegevens bv. informatie m.b.t jouw huidige salaris
-
Naam en
telefoonnummer van de door u opgegeven referentiepersonen[2]
-
Persoonsgegevens
betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (indien
wettelijk verplichte sanctiescreening een match oplevert).
Wij verkrijgen deze persoonsgegevens omdat
u deze aan ons bezorgt in het kader van uw sollicitatie.
5.
Met wie deelt AXA Bank
jouw persoonsgegevens?
Indien dit noodzakelijk is om de beoogde
doelstellingen te bereiken, zal AXA Bank persoonsgegevens uitwisselen met:
-
Personen
of entiteiten binnen AXA-Groep, bvb. AXA Belgium als
HR dienstverlener voor AXA Bank.
-
Personen
of entiteiten buiten AXA-Groep. Het betreft hier partijen die optreden in
opdracht van AXA Bank en daarbij uw persoonsgegevens in naam en voor rekening
van AXA Bank verwerken. Deze partijen worden ook wel “processors” of
“verwerkers” genoemd, en verwerken jouw persoonsgegevens enkel op instructie
van AXA Bank. De processors in het kader van jouw sollicitatie zijn
bijvoorbeeld:
o Een assessment bureau. Wij vragen steeds jouw
bevestiging vooraleer wij jouw gegevens aan hen doorgeven.
o Een dienstverlener gespecialiseerd in videorecruitment
(indien van toepassing). Wij vragen steeds jouw bevestiging vooraleer wij jouw
gegevens aan hen doorgeven.
Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot
personen die deze informatie redelijkerwijs nodig hebben om hun taken uit te
voeren.
In geval van overdracht van persoonsgegevens aan
partijen buiten de Europese Economische Ruimte, zorgt AXA Bank ervoor dat jouw
persoonsgegevens op een correcte en veilige manier worden verwerkt, conform de
vereisten omschreven in de GDPR. (bvb. Binding
Corporate Rules, EU model Clauses, …)
6.
Hoe gaat AXA Bank om
met jouw persoonsgegevens?
AXA neemt technische en organisatorische (veiligheids-)maatregelen
om jouw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en om ongeoorloofde
toegang tot jouw gegevens, elk misbruik en elke wijziging of verwijdering te
voorkomen.
We respecteren de normen voor beveiliging en
continuïteit van de dienstverlening en evalueren regelmatig de veiligheid van
onze processen, systemen en toepassingen, evenals die van onze partners.
7.
Hoelang worden jouw
persoonsgegevens bijgehouden?
AXA Bank bewaart jouw persoonsgegevens enkel voor
zolang deze noodzakelijk zijn. Hiertoe houden we rekening met wettelijk
vastgelegde bewaartermijnen.
In het geval beslist wordt om je niet aan te werven,
zullen jouw gegevens nog gedurende drie jaar bewaard worden. Uiteraard kan je
hiertegen altijd bezwaar aantekenen. Je kan ook steeds je online profiel
verwijderen van onze jobsite. In dat geval verwerken
wij jouw gegevens niet meer.
8.
Wat zijn jouw rechten
bij de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt, geniet
je van een aantal rechten. Zo heb je het recht om:
-
van
AXA Bank de bevestiging te krijgen of jouw persoonsgegevens al dan niet
verwerkt worden, en om deze gegevens - indien ze verwerkt worden - te
raadplegen en er een kopie van te verkrijgen;
-
de persoonsgegevens die
onjuist of onvolledig zijn, te laten rechtzetten en in voorkomend geval te
laten aanvullen;
-
jouw persoonsgegevens in
bepaalde omstandigheden te laten wissen;
-
de verwerking van jouw
persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te laten beperken;
-
je, om redenen die verband
houden met jouw specifieke situatie, te verzetten tegen een verwerking van je
persoonsgegevens op basis van de gerechtvaardigde belangen van AXA Bank. AXA
Bank verwerkt dan de persoonsgegevens niet langer voor die doeleinden, tenzij
wordt aangetoond dat er rechtmatige en dwingende redenen voor de verwerking
zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de
betrokkene;
-
de persoonsgegevens die je
aan AXA Bank hebt meegedeeld, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat; om deze gegevens door te zenden
aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, als dit technisch haalbaar is en
als (i) de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming of
noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract en (ii) de verwerking
gebeurt aan de hand van geautomatiseerde processen;
9.
Klacht indienen
Als je meent dat AXA Bank de reglementering ter zake
niet naleeft, word je verzocht eerst contact op te nemen met AXA Bank.
Je kan ook een klacht indienen bij de Toezichthoudende
Autoriteit voor de verwerking van persoonsgegevens op het volgende adres:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel. + 32 2 274 48 00
Fax + 32 2 274 48 35
contact@apd-gba.be
10.
Contactgegevens
functionaris voor gegevensbescherming
De functionaris voor de gegevensbescherming van AXA
Bank kan gecontacteerd worden op het volgende adres:
- per post:
AXA Bank Belgium
Contact Center Customer Support
Grotesteenweg 214
2600 Berchem
-
via
e-mail: privacy.axa.bank@axa.be
11.
Wijzigingen aan deze
privacyverklaring
We behouden ons het recht voor om deze
Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen, onder invloed van
verschillende factoren zoals veranderende regelgeving, technische
ontwikkelingen en wijzigingen van verwerkingsdoeleinden. Om op de hoogte te
blijven van eventuele wijzigingen, raden wij je aan om deze pagina regelmatig
te bezoeken.
Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 1 augustus
2020.
[1] Wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de
financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten van
18 september 2017
[2] Voorafgaand aan het
overhandigen van de persoonsgegevens van referentiepersonen aan AXA Bank
Belgium, zorg je ervoor dat deze personen verwittigd zijn van het feit dat hun
gegevens aan AXA Bank Belgium worden bezorgd en dat zij in het kader van jouw
sollicitatie kunnen gecontacteerd worden door medewerkers van AXA Bank
Belgium.