Information zur Verarbeitung Ihrer Daten in der
online Bewerbungsplattform (Yes Job Board) des AXA
Konzerns
Bewerber und Mitarbeiter
des AXA Konzerns haben die Möglichkeit sich über vakante Stellen innerhalb des
AXA Konzerns zu informieren und zu bewerben. Hierzu steht Ihnen die AXA online
Bewerbungsplattform zur Verfügung.
Hiermit informieren wir
Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung
der AXA online Bewerbungsplattform und der darüber von Ihnen eingeleiteten
Bewerbungsverfahren und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Bitte
beachten Sie, dass die Informationen für externe Bewerber und Mitarbeiter sich
teilweise unterscheiden.Solche Stellen haben wir kenntlich gemacht.
Stellen, die keinen Hinweis enthalten gelten sowohl für externe Bewerber als auch für Mitarbeiter.
Wer ist
für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und wer ist
Datenschutzbeauftragter?
Verantwortliche Stelle
für den Betrieb der AXA online Bewerbungsplattform ist
die:
AXA Konzern AG
Colonia-Allee 10-20
51067 Köln
Telefon-Nr.: 0221 / 148
31111
E-Mail-Adresse:
recruiting@axa.de
Verantwortliche Stelle ist die jeweils stellenausschreibende Gesellschaft des
deutschen AXA Konzerns; im Übrigen
AXA Konzern AG
Colonia-Allee 10-20
51067 Köln
Telefon-Nr.: 0221 / 148
31111
E-Mail-Adresse:
recruiting@axa.de
Unseren
Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o.g. Adresse sowie unter der
E-Mail-Adresse datenschutz@axa.de. Die Kontaktdaten sind
darüber hinaus im Internet unter www.axa.de/datenschutz verfügbar.
Welche Datenkategorien
nutzt AXA und woher stammen diese?
Für Bewerber gilt
folgendes:
Als Bewerber haben Sie
die Möglichkeit sich auf der AXA online Bewerbungsplattform zu registrieren und
bewerbungsrelevante Informationen hochzuladen. Welche das sind
erklären wir Ihnen hier:
Basisinformationen /
Registrierung:
Um Ihnen den Zugang zur
AXA online Bewerbungsplattform zu ermöglichen, geben Sie zumindest folgende
Basisinformationen an: ein von Ihnen gewählter Benutzername, eine von Ihnen
angegebene E-Mail-Adresse sowie eine von Ihnen gewählte Sicherheitsfrage nebst
Antwort.
Weitergehende
Bewerberdaten:
Sie haben die
Möglichkeit weitere bewerbungsrelevante personenbezogene Daten anzugeben oder hochzuladen. Welche das im Detail sind,
entscheiden Sie selbst. Hierzu zählen in der Regel die Daten des gesamten
Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Zeugnisse, Fragebögen, Interviews,
Qualifikationen und bisherige Tätigkeiten, Gehaltsvorstellungen). Sofern Sie im
Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere
Kategorien personenbezogener Daten (wie z.B. Gesundheitsdaten,
Religionszugehörigkeit, Grad einer Behinderung) freiwillig mitgeteilt haben,
findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben.
Ihre personenbezogenen
Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses
erhoben.
Für Mitarbeiter gilt
folgendes:
Basisinformationen:
Um Ihnen den Zugang zur
AXA online Bewerbungsplattform zu ermöglichen, werden folgende
Basisinformationen in das System überführt: Name, private Anschrift,
dienstliche E-Mail-Adresse, Nutzeridentifikation, System-Personalnummer. Diese Daten haben Sie uns im Rahmen der Anbahnung des
Arbeitsverhältnisses zur Verfügung gestellt bzw. wurden
sie von uns zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erstellt.
Weitergehende
Bewerberdaten:
Sie haben die
Möglichkeit weitere bewerbungsrelevante personenbezogene Daten hochzuladen.
Welche das im Detail sind, entscheiden Sie selbst.
Hierzu zählen in der Regel die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens
(Anschreiben, Zeugnisse, Fragebögen, Interviews, Qualifikationen und bisherige
Tätigkeiten). Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des
Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie
Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad einer Behinderung) freiwillig
mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung nur statt, wenn Sie hierin
eingewilligt haben.
Für welche Zwecke und
auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre
personenbezogenen Daten aufgrund sowie unter Beachtung der Bestimmungen der
EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)
sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. BetrVG, AGG).
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Durchführung sowie Abwicklung des
Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die
betreffende Stelle vorliegt. Im Ergebnis ist die
Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erforderlich, um über die Begründung eines
Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können. Die vorrangige
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6
Abs. 1 b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben
können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen)
gemäß Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG
sowie ggf. Ihre gesonderte Einwilligung gemäß Art.
6 Abs. 1 a), 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG als
datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.
Soweit erforderlich
verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um berechtigte Interessen
von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren.
Darüber hinaus sind wir
zur Einhaltung von Sanktionsmaßnahmen der Europäischen Union verpflichtet, Ihre
Daten gegen die sog „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um
sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen
für terroristische Zwecke bereitgestellt werden. Einen Überblick über aktuelle
Sanktionsregimes finden Sie auf der Seite der Bundesbank:https://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Service/Finanzsanktionen/Sanktionsregimes/sanktionsregimes.html
Die Verarbeitung
besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht
auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i.V.m. §
26 Abs. 2 BDSG, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände wie Art. 9
Abs. 2 b) i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG einschlägig sind.
Ihre Bewerberdaten
werden jederzeit vertraulich behandelt. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für
einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor
darüber informieren.
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb unseres
Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. Fachbereich,
Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Einstellungsentscheidung und zur
Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Dabei
wird auf Ihre in der AXA online Bewerbungsplattform gespeicherten Daten nur
dann zugegriffen, wenn Sie sich dazu entscheiden, sich auf eine konkrete Stelle
zu bewerben.
Unternehmen der AXA
Unternehmensgruppe:
Die AXA Konzern AG führt
für die gesamte deutsche AXA Unternehmensgruppe den Bewerbungsprozess und die
damit verbundenen Datenverarbeitungsaufgaben zentral durch. Dies
dient der Vereinfachung der internen Verwaltungsabläufe. In diesem Zusammenhang werden Ihre personenbezogenen Daten von bzw.
an die AXA Konzern AG an bzw. von
die-/denjenigen Unternehmen der AXA Unternehmensgruppe übermittelt, bei denen
Sie sich auf eine Stelle bewerben.
Innerhalb unserer
Unternehmensgruppe werden Ihre Daten von der AXA Konzern AG an bestimmte
Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben im Rahmen von
Bewerbungen für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen;
hierzu gehören aktuell die AXA Group Operations als unser zentraler
IT-Dienstleister sowie die AXA Logistik & Services GmbH als unterstützende
Servicegesellschaft (insbesondere im Bereich Postwesen).
Externe Dienstleister:
Bei der Durchführung von
Bewerbungsverfahren können externe Dienstleister einbezogen werden. So kann in der Endauswahl von
Bewerbern ein Dienstleister zur Verifikation der Eignung von Bewerben
(Pre-Employment Screening) eingesetzt werden. Bewerber
werden hierüber gesondert informiert. Im Zuge Ihrer
Bewerbung führen wir ggf. auch Online-Tests
durch, die über einen externen Dienstleister erfolgen. Die Einbindung externer
Dienstleister erfolgt unter Beachtung aller Maßgaben des Datenschutzes.
Weitere Empfänger:
Darüber hinaus können
wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des
Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Begründung des neuen
Arbeitsverhältnisses notwendig ist (z.B. prüfen wir im Falle einer Einstellung
als Mitarbeiter, der im Versicherungsvertrieb unmittelbar oder maßgeblich
beteiligt ist, ob ein Eintrag im Schuldnerverzeichnis und/oder ein Eintrag bei
der Auskunftsstelle über Versicherungs-/Bausparkassenaußendienst und
Versicherungsmakler in Deutschland e.V. (AVAD) vorliegt.)
Darüber hinaus
übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an weitere Empfänger,
wenn hierfür eine gesetzliche Mitteilungspflicht besteht, etwa gegenüber
Behörden wie der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.
Wie lange
werden meine Daten in der AXA online Bewerbungsplattform gespeichert?
Für Bewerber gilt
folgendes:
Ihre Basisinformationen
und weitergehenden Bewerbungsdaten, welche Sie in die AXA online
Bewerbungsplattform eingegeben oder hochgeladen haben, werden gelöscht, wenn
Sie diese selbst aus Ihrem Account entfernen oder Sie Ihr Account löschen. Um
dies zu tun, melden Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten am System an, klicken
Sie auf „meine Accountoptionen“ und deaktivieren Sie dort Ihren Account. Ihre Daten werden dann automatisch nach der unten beschriebenen
Aufbewahrungsfrist gelöscht.
Für Mitarbeiter gilt
folgendes:
Basisinformationen:
Solange das
Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und der AXA besteht verbleiben Ihre
Basisinformationen in der online Stellenbörse. 24 Monate nach Austritt werden die
Basisinformationen gelöscht.
Weitergehende
Bewerberdaten:
Sofern Sie weitere Daten
in der online Stellenbörse hochladen, verbleiben diese solange darin, bis Sie
diese Löschen oder das Arbeitsverhältnis endet.
Hierdurch haben Sie die Möglichkeit die einmal hochgeladenen Unterlagen für
mehrere Bewerbungsverfahren zu nutzen, anstatt Sie bei jedem einzelnen
Bewerbungsverfahren erneut hochzuladen.
Wie lange
werden meine Daten in Bewerbungsverfahren ansonsten gespeichert?
Sollten Sie sich über
die AXA online Bewerbungsplattform beworben haben, wird das weitere
Bewerbungsverfahren außerhalb der Plattform durchgeführt. Die dabei genutzten
Daten werden nach Ablauf von sechs Monaten gelöscht, sobald diese für die
Zwecke des jeweiligen Bewerbungsverfahrens nicht mehr erforderlich sind (z.B. bei Zurückweisung oder Negativbescheid Ihrer
Bewerbung). Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Regelungen der Löschung
entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu
Beweiszwecken erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung zugestimmt
haben. Beispielsweise können personenbezogene Daten zu Beweiszwecken für die
Zeit aufbewahrt werden, in der die Möglichkeit besteht, dass Ansprüche gegen
unser Unternehmen geltend gemacht werden (bspw. solche aus dem AGG).
Folgt auf Ihre Bewerbung
der Abschluss eines Vertrages, werden Ihre Daten zum Zwecke des üblichen
Organisations- und Verwaltungsprozesses und der Durchführung des
Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen
Vorschriften weiter gespeichert und genutzt. Näheres können Sie dann der zu
erhaltenden „Information zur Verarbeitung Ihrer Daten als Mitarbeiter im
deutschen AXA Konzern“ entnehmen.
Welche Datenschutzrechte
kann ich als Betroffener geltend machen?
Sie können unter der
o.g. genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die
Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Ihnen kann weiterhin ein
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf
Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten,
gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht,
einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung
ohne Angabe von Gründen zu widersprechen.
Verarbeiten wir Ihre
Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus
Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir
verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir
können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre
Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wo können Sie sich beschweren?
Sie haben die
Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an den o.g.
Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Werden meine Daten in
ein Drittland übermittelt?
Sollten wir
personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des
Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur,
soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau
bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B.
verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder
EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren
Dienstleistern in Drittländern können Sie unter
den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.
Sind Sie verpflichtet,
Ihre Daten bereitzustellen?
Im Rahmen Ihrer
Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für
die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung
erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht
in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und eine Entscheidung
über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen zu können.
Inwieweit finden
automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen
zum Profiling statt?
Wir nutzen keine
automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung –
einschließlich Profiling – über die Begründung eines
Beschäftigungsverhältnisses.